Accord de protection des données

1. Introduction

Le présent Accord de protection des données (ci-après « Accord ») définit les règles concernant l’utilisation des données personnelles des clients (ci-après « Client ») de Kaiporting SAS (ci-après « Sous-traitant » ou « Kaiporting ») lors de l’utilisation des services proposés par Kaiporting (ci-après « Service »).

2. Définitions

Les termes utilisés dans cet Accord reprennent les définitions du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), notamment : « traitement », « sous-traitant », « violations de données », « responsable des activités de traitement », « mesures techniques et organisationnelles », etc.

Autres définitions clés :

  • Accord / DPA : Annexe au contrat régissant le traitement des données du Client selon l’article 28 du RGPD.
  • AIPD : Analyse d’Impact relative à la Protection des Données pour prévenir les risques liés aux traitements.
  • Anonymisation : Traitement rendant impossible l’identification des personnes concernées de manière irréversible.
  • Client : Personne ou société ayant souscrit au Service de Kaiporting.
  • Contrat : Contrat principal liant le Client et Kaiporting pour l’utilisation du Service.
  • Données personnelles du Client : Toutes données concernant des personnes identifiables ou identifiées traitées par Kaiporting pour le compte du Client.
  • Sous-traitant ultérieur : Tout prestataire recruté par Kaiporting pour traiter les données du Client dans le cadre du Service.
  • Utilisateurs finaux : Personnes dont les données personnelles sont traitées pour le compte du Client.

3. Relations contractuelles et durée

Cet Accord fait partie intégrante du Contrat entre le Client et Kaiporting.

  • En cas de contradiction avec le Contrat principal, l’Accord prévaut pour tout ce qui relève du RGPD.
  • Il est applicable pendant toute la durée du Contrat et peut se poursuivre tant que les obligations en matière de protection des données demeurent.

4. Rôle des Parties

  • Client : Responsable des traitements.
  • Kaiporting : Sous-traitant conformément à l’article 28 du RGPD.

En aucun cas les Parties ne sont considérées comme responsables conjoints. Si une modification de rôle survient, l’Accord sera mis à jour pour rester conforme à la réglementation.

5. Instructions et engagements du Sous-traitant

Kaiporting s’engage à :

  • Traiter les données uniquement selon les instructions documentées du Client.
  • Informer immédiatement le Client si une instruction paraît illégale.
  • Respecter le RGPD, tenir un registre des traitements, et intégrer la protection dès la conception et la protection par défaut.
  • Garantir la sécurité des données et former régulièrement son personnel.
  • Ne jamais utiliser les données du Client à d’autres fins que la fourniture du Service.

Le Sous-traitant n’est pas responsable des manquements du Client à la réglementation.

6. Assistance pour les AIPD

Le Client réalise les AIPD. Kaiporting fournit toutes les informations nécessaires pour aider à cette démarche mais ne peut les réaliser à la place du Client.

7. Assistance pour les demandes de droit

  • Kaiporting transfère les demandes des utilisateurs finaux au Client.
  • Kaiporting peut exécuter des actions techniques pour faciliter la réponse aux demandes.
  • Toute gestion complète des demandes de droit par Kaiporting pour le compte du Client est exclue.

8. Sécurité des données

Kaiporting communique toutes les informations nécessaires concernant les mesures techniques et organisationnelles mises en place pour protéger les données du Client.

9. Violations de données

  • Notification au Client sous 48 heures ouvrées après détection.
  • Kaiporting ne gère pas les notifications auprès de l’Autorité de contrôle ni les informations aux utilisateurs finaux pour le compte du Client.

10. Sous-traitants ultérieurs

  • Autorisation générale donnée au Sous-traitant pour recruter des sous-traitants ultérieurs.
  • Le Client peut émettre des objections sous 8 jours après notification.
  • Kaiporting reste responsable des sous-traitants ultérieurs pour tout manquement RGPD.

11. Hébergement et transferts hors UE

  • Hébergement : Priorité à l’Union européenne.
  • Transferts hors UE : Autorisation générale si garanties RGPD et décision d’adéquation respectées. Sinon, accord préalable du Client requis.

12. Durée de conservation et suppression

  • Données conservées uniquement pendant l’utilisation du Service.
  • Suppression irréversible à la fin du Contrat.
  • Anonymisation possible pour analyse et amélioration du Service.
  • La restitution ne constitue pas une réversibilité vers un nouveau sous-traitant.

13. Audits

  • Questionnaire écrit annuel pour contrôle du respect de l’Accord.
  • Audit sur site possible en cas de violation avérée, avec préavis de 30 jours.
  • Kaiporting met en conformité les écarts constatés et propose arbitrage si contestation.

14. Coopération avec les autorités

Kaiporting collabore avec la CNIL et informe le Client de toute demande relative aux données personnelles.

15. Révisions

Kaiporting peut modifier l’Accord en cas d’évolution de la réglementation ou du Service.

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